Dématérialisation et gestion des documents dans le BTP

Gérer des documents est une perte de temps pour les donneurs d'ordres et les entreprises du bâtiment. Comment optimiser son temps ?

        Le flux d’échange de documents est un point crucial dans la gestion d’un projet d’ingénierie BTP. L’optimisation de la qualité et des délais de livrables passe notamment par une maîtrise constante des documents. Tout au long du projet, les protagonistes tels que le client, le Maître d’Oeuvre, les sociétés co-traitantes ou sous-traitantes, ont besoin d’accéder rapidement aux différents éléments (techniques, financiers, administratifs, juridiques…).

1. Faciliter l’accès de tous les intervenants aux flux documentaires

Dématérialiser les documents permet à tous les services d’ingénierie d’accéder aux informations via un navigateur web. Ceci est bien plus simple que de chercher les données dans une liasse de documents papiers. Évidemment, l’accès doit être sécurisé et les échanges doivent être traçables pour assurer une confidentialité parfaite aux acteurs du projet. De plus, les réunions sont simplifiées car vous accédez directement aux informations souhaitées. Les questions du type “Le budget est-il respecté ?” ou “Est-ce que les entreprises sont à jour ?” ne resteront plus sans réponse.

2. Un Cloud intégré pour gagner du temps

Stocker ses documents en ligne s’impose comme une nécessité. Certes, de nombreuses solutions existent pour stocker ses documents en ligne (Dropbox, Office drive, ou Google Drive) mais l’objectif est de centraliser un maximum d’informations dans vos logiciels professionnels. Minimiser le nombre d’outils digitaux aidera vos collaborateurs interne et externe à gagner en efficacité.

Par exemple, un Maître d’Oeuvre doit rassembler toutes les pièces administratives des entreprises sous-traitantes. Il peut recevoir l’ensemble des documents par mail ou courrier, puis les centraliser dans une dropbox via des scans. Le problème étant qu’il perd des heures à trier, scanner, et centraliser ces informations. A l’aide d’un Cloud intégré à un logiciel, l’entreprise met en ligne ses documents dans les bons dossiers, et le Maître d’Oeuvre à accès à ses pièces en un clic. Pour manager des centaines d’entreprises, c’est un temps précieux qui doit être économisé !

3. Gestion des coûts et des délais

La sécurité sur les chantiers est un élément essentiel. Par extension, la gestion des coûts et des délais de livraison de chantier est également votre priorité. Dématérialiser l’ensemble de ses documents peut vous faire économiser sur le budget global du projet :

Coût immatériel : chaque mois, des heures de gestion administrative peuvent être économisées sur l’ensemble de vos collaborateurs.  Coût matériel : papiers, encre, timbres, etc. C’est un coût non négligeable sur des milliers de papiers imprimés. 

Vous l’aurez compris la dématérialisation des documents dans le BTP est incontournable pour ces trois raisons.  L’objectif d’AOS est de simplifier l’échange d’informations (documents, messages, notes) entre les interlocuteurs d’un projet. Contactez-nous pour découvrir nos espaces de stockages dématérialisés, et toutes les fonctionnalités qui vont vous faire gagner du temps !