Comment faire l'analyse des offres de vos consultations d'entreprises ?

Analyser les offres de vos Appels d'Offres est une tâche ardue mais essentielle pour le bien de votre projet de construction. 

Dans la procédure de consultation des entreprises, l’analyse des offres est certainement l’étape décisive de votre programme immobilier. En effet, de l’efficacité de l’analyse des candidatures dépendra la pertinence de l’attribution du marché.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ? C’est une mise en concurrence d’entreprises ciblées afin d’obtenir la prestation la plus adaptée aux besoins du maître d’ouvrage, au meilleur prix. Les entreprises soumissionnaires répondent alors suivant les éléments fournis dans le dossier de consultation.

Mais tout se complique à la réception de toutes les offres qu’il faut comparer ! 

1. Les enjeux de l’analyse des offres pour les promoteurs immobiliers

La procédure de sélection des candidats doit faire face à deux écueils principaux avec lesquels elle doit presque toujours composer.

a. La question financière

Tout projet de construction est tributaire de son équilibre financier. Ce point est essentiel pour sa viabilité ainsi que pour la fixation de sa marge. C’est pourquoi les candidats ont tendance à penser que les acheteurs sont focalisés sur le prix de la prestation.

Or, la question financière ne doit pas prévaloir dans le processus d’examen des offres lors d’une consultation effectuée par un promoteur immobilier.

Le meilleur choix n’est pas forcément le moins cher, spécifiquement lorsqu’on compare des prestations techniques très pointues. L’analyse doit donc aller bien au-delà, concernant notamment les capacités professionnelles des candidats.

b. La question du temps

Si la réalisation du dossier de consultation prend du temps, l’analyse des offres est absolument chronophage ! Et on sait que la gestion du planning est centrale dans la réalisation d’un projet immobilier. Les délais doivent être contractuellement respectés avec les clients acquéreurs. Ceci étant, les entreprises soumissionnaires ne répondent pas toutes de la même manière, ne fournissent pas les mêmes documents, et ne renseignent pas forcément les mêmes critères. 

2.  Les critères d’analyse de la consultation

L’analyse des candidatures va s’effectuer sur la base des critères d’attribution du marché que vous aurez préalablement indiqués dans le règlement de consultation de votre DCE.

(Voir notre article : « Comment sélectionner ses entreprises du bâtiment pour construire un programme immobilier ? »)

a. Les critères d’exclusion et de sélection

Avant même de parler d’attribution, le maître d’ouvrage va d’abord procéder à un premier tri des offres. Il s’agit d’écarter un certain nombre d’entreprises qui ne feront pas l’affaire, quel que soit la pertinence de leur offre. Lors de cette phase, les critères sont généralement juridiques et financiers :

- L’entreprise est-elle inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés ?

- Le candidat est-il solvable ? Quelle est sa capacité financière ?

- Le soumissionnaire présente-t-il des garanties (décennale, RCP...) ?

Mais cela peut être des critères très pointus tels que la taille de la structure, sa politique sociale ou environnementale...

Si la réponse est positive à toutes les questions que l’acheteur considère comme essentielles, l’analyse se poursuit.

b. Les critères d’attribution

Si l’appel d’offres a été correctement préparé, les critères d’attribution ont été pensés avant le lancement de la procédure, en fonction des besoins. Ils reflètent les points d’intérêts spécifiques du maître d’ouvrage, sur lesquels il va s’attarder lors de l’examen des offres. 

Ces critères doivent avant tout être pertinents au regard des spécificités du projet immobilier. Cela peut être : 

- La capacité technique (technicité, le matériau ou matériel utilisés...)

- L’impact sur l’environnement

- L’innovation

- La qualité du SAV

- Le rendu esthétique

Mais cela peut concerner aussi des aspects pratiques : 

- La localisation

- La quantité de personnel mis à disposition

- Les délais de réalisation

- Les partenaires de chantier

Ainsi, ils permettront à l’acheteur de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse.

c. La pondération des critères

Puis les offres doivent faire l’objet d’un classement pour aboutir à une notation qui facilitera le choix. La pondération des critères d’attribution est la méthode recommandée car elle permet une analyse des offres globale et affinée. D’autant plus que chaque candidat a connaissance, par le DCE, des qualités qui seront appréciées dans son offre.

En conséquence, la méthodologie est la suivante : 

- Le maître d’ouvrage affecte à chaque critère une valeur qui peut être un pourcentage ou un coefficient, suivant l’importance qu’il lui accorde dans son choix

- Puis il note chaque critère de chaque offre 

- Enfin, il applique à chaque note les coefficients

Ainsi, chaque offre obtient une note globale établie suivant les mêmes critères pour toutes. L’offre économiquement la plus avantageuse qui se détache naturellement remporte l’attribution du marché.

3. Les techniques d’analyse

a. Le tableau Excel

Le moyen le plus utilisé par les acheteurs pour comparer les offres de tous les candidats suivant tous les critères et appliquer la pondération reste le tableau Excel. Bien exploité, il permet d’obtenir un rendu efficace mais aussi de comparer chaque entreprise, critère par critère : lequel est renseigné, lequel est le plus performant, quelle est la valeur ajoutée pour telle structure...

L’inconvénient majeur de ce tableau est qu’il doit être crée, rempli et exploité à chaque appel d’offres. En effet, chaque marché étant issu d’un besoin spécifique, il est difficile de le créer une fois pour toutes.

b. La solution AOS

Le logiciel AOS est une très bonne alternative au traitement manuel de la consultation avec ce bon vieux tableau Excel. En effet, il permet de gérer et faciliter les appels d’offre enligne de l’appel à candidature à l’analyse même des offres.  La solution AOS permet : 

 - Le travail en collaboration avec le maître d’œuvre

- Le stockage du DCE dans un espace sécurisé accessible aux candidats

- L’échange et la sécurisation des informations

- Le suivi des réponses