3 axes pour être efficace dans la consultation des entreprises du bâtiment

Découvrez ici les clés du maître d'oeuvre lui permettant d'être efficace pour trouver les différents intervenants de son projet.

Aucun projet de construction, de rénovation ou de réhabilitation ne pourrait voir le jour sans les différents corps de métier du BTP pour qu’il prenne forme. De ce fait, le choix des entreprises est autant incontournable que déterminant pour la qualité de la réalisation des travaux. Que ce soit pour le compte d’une entité publique ou d’une maîtrise d’ouvrage privée, le maître d’œuvre en charge de trouver les différents intervenants a intérêt à suivre les 3 axes suivants pour être efficace dans sa mission.

Axe 1 : La préparation minutieuse du dossier de consultation des entreprises

La précision des documents constitutifs du dossier de consultation des entreprises (DCE) conditionne la pertinence des propositions. Aujourd'hui, des plateformes existent afin que les Donneurs d'Ordres puissent partager librement leurs DCE.

Présenter la maîtrise d’ouvrage

Les entreprises qui répondent à un appel d’offres ont besoin de savoir au préalable avec qui elles sont supposées travailler. Il est donc utile que le maître d’ouvrage se présente mais également qu’il donne envie aux entreprises du bâtiment de travailler avec lui. Cette opération séduction, qui a notamment comme objectif de rassurer, passe à minima par la communication des informations suivantes : 

• La question juridique : forme, dirigeants, associés...
• La santé financière et les conditions de paiement
• La qualité des opérations réalisées

Expliquer le contexte de l’appel d’offres

Il est ensuite nécessaire d’être transparent sur la problématique du projet et les raisons qui ont mené à cette consultation des entreprises. Parfois, les négociations avec les municipalités, les contraintes financières ou techniques inhérentes au projet de travaux apportent un éclairage particulier très utile aux entreprises.

Définir les travaux de construction ou de rénovation attendus

La réalisation d’un ouvrage, qu’il s’agisse de la construction d’une maison ou de bâtiments complexes, nécessite l’établissement d’un cahier des charges précis. De cette précision dépendra la rapidité et l’efficacité de la vérification des propositions. Elle permet en effet de réduire au minimum les questions ou les demandes de précision après le retrait du DCE.

Poser les conditions de la consultation et de la passation

Les entreprises doivent également disposer de toutes les informations concernant les conditions dans lesquelles va se dérouler l’appel d’offres puis la passation des marchés. Il s’agit d’un document appelé « règlement de consultation » dans lequel on retrouve notamment les modalités de remise des propositions et les critères de sélection.

Fixer les délais 

Enfin, un échéancier permet de connaître les dates limites pour chacune des actions liées à la consultation des entreprises mais aussi à l’exécution des travaux (remise des offres, signature de la commande, demande du permis de construire, ouverture et réception du chantier de construction...).

Axe 2 : La vérification des qualifications et des compétences techniques

À réception de toutes les offres, la maîtrise d’œuvre doit faire une présélection indispensable pour éviter de perdre du temps avec des propositions inadaptées.

La société

Avant toute étude approfondie de son devis, l’entrepreneur doit donner des gages de son sérieux. En effet, si l’acheteur souhaite rassurer les candidats dans son dossier de consultation des entreprises, il a lui aussi besoin de savoir qui est son contractant potentiel. À ce sujet, il étudie les points suivants : 

• Son statut légal : son existence juridique devant être certaine, l’entreprise doit avoir un numéro SIRET.
• Sa solvabilité : la structure doit avoir une situation financière solide pour ne pas risquer de tomber en redressement judiciaire en cours de travaux.
• Ses garanties : les différents intervenants justifient nécessairement d’une assurance décennale et d’une responsabilité civile professionnelle.

Le savoir-faire

Une fois assuré que la société est viable, les documents techniques peuvent être analysés sur le plan :  

• Des propositions techniques : chaque professionnel du BTP dispose de compétences techniques spécifiques, plus ou moins innovantes, qui leur permet d’apporter des solutions appropriées au maître d’ouvrage.
• De l’organisation et du temps : le devis est étudié au regard de la localisation de l’entreprise, du personnel mis à disposition ou des délais de réalisation.
• De sa notoriété : ce qui se dit sur l’entreprise ou les retours sur ses travaux sont également pris en considération.

Axe 3 : L’étude des prix et des propositions

L’appréciation des critères prédéfinis, relatifs notamment à l’économie de la construction, est déterminante.

Les critères d’attribution

Les critères de sélection choisis par le maître d’œuvre sont indiqués dans le dossier de consultation des entreprises mis à disposition des candidats. Or, contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, le montant des travaux n’est pas le seul facteur de décision. Le choix des fournisseurs dépend de la taille des ouvrages. En effet, un particulier n’aura pas les mêmes contraintes qu’un promoteur immobilier. En cela, les critères sont très variés : innovation, taille ou domiciliation de l’entreprise, durée du chantier, labels, ancienneté...

La pondération des critères d’attribution 

Le dépouillement est une étape difficile. Pour aboutir à une analyse des offres globale et affinée, la méthode de la pondération des critères est largement recommandée. Il est en effet nécessaire de classer l’ensemble des offres pour leur attribuer une note. Le choix en sera facilité. À cette fin, il faut : 

• Affecter une valeur à chaque critère (pourcentage ou coefficient)
• Noter chaque critère
• Appliquer à chaque note les coefficients ou pourcentage

Les offres peuvent ainsi être comparées sur la base des mêmes critères. La note globale obtenue correspond à l’offre la plus avantageuse.

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En conclusion, une consultation des entreprises efficace dépend essentiellement d’une bonne anticipation tant dans les besoins que dans les critères de sélection. Car le choix des différents intervenants à l’ouvrage n’est que la mise en œuvre d’une préparation soignée. Enfin une bonne organisation ou un outil numérique performant tel que la solution AOS éviteront au maître d’œuvre de se faire quelques cheveux blancs.